1. Debit Note là gì?
Debit note là gì trong xuất nhập khẩu?
Trong tiếng Việt, debit note được biết đến là giấy báo nợ, là một loại giấy tờ do bên FWD gửi đến khách hàng với mục đích thông báo nghĩa vụ thanh toán hóa đơn hàng hóa còn thiếu.
Debit note còn dùng để nhắc nhở sắp đến hạn các khoản tiền, hoặc cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp đến.
Ngoài ra, debit note còn có tác dụng như debit memo (hóa đơn điều chỉnh). Debit note được sử dụng khi hóa đơn xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc khi muốn điều chỉnh giá trị hóa đơn. Khi này, nội dung trong debit note sẽ phải kèm theo lời giải thích rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch giữa hai bên.
Debit note của hãng tàu là gì?
Debit note của hãng tàu là một loại chứng từ sử dụng trong quá trình giao dịch thương mại xuất nhập khẩu, chúng được bên mua xuất sang cho bên bán.
Có thể hiểu debit note giống như một loại giấy tờ để kiểm chứng tỷ lệ hoa hồng mà doanh nghiệp, công ty phải trả cho đại lý. Hoặc thậm chí, nó được coi như giấy báo nợ, trong đó 1 bản công ty, doanh nghiệp giữ, bản còn lại sẽ gửi cho khách hàng.
Hãng tàu không thể thiếu debit note, bởi sau khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ nghiệm thu tiền qua giá trị tiền được viết trên debit note. Vì vậy chúng ta thấy rằng debit note đóng một vai trò khá quan trọng.
2. Đặc điểm của Debit Note – Giấy báo nợ là gì?
Debit note có những đặc điểm chính sau đây:
– Debit note được sử dụng trong các giao dịch thương mại giữa các doanh nghiệp, và giao dịch phổ biến nhất đó là gia hạn tín dụng.
– Giấy báo nợ được coi như một chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý. Nó sẽ được lập ra hai bản, một bản do doanh nghiệp, công ty giữ, còn bản kia sẽ do khách hàng giữ.
– Sau khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ dựa trên giá trị được ghi trên tờ giấy này để nghiệm thu tiền.
– Debit note thường được sử dụng dưới dạng thư, bên trong đó có các yêu cầu bên mua thanh toán tiền hàng ngay lập tức nếu debit note được sử dụng với tác dụng thông báo cho bên mua về khoản nợ sắp tới.
3. Các hình thức của Debit Note
Debit note được tạo ra dưới nhiều hình thức khác nhau tuy nhiên có hai hình thức phổ biến nhất đó là bưu thiếp và biên lai vận chuyển.Đầu tiên là debit note dưới dạng bưu thiếp, nó như một thông báo nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới. Debit note dạng bưu thiếp chỉ dùng trong trường hợp bên bán chưa chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa.
Bên trong nội dung của debit note dạng bưu thiếp phải đính kèm thông tin về cách thanh toán khoản nợ như: Thông tin tài khoản nhận thanh toán, thông tin liên hệ, hướng dẫn cách thanh toán cụ thể,…
Tiếp theo là debit note dưới dạng biên lai vận chuyển, nó sẽ được gửi đến bên mua sau khi họ nhận được hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền. Lúc này biên lai debit note có thể thay cho hóa đơn và người mua có quyền trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.
4. Để xuất giấy báo nợ cần điều kiện gì?
Trong quá trình làm thủ tục hải quan, trong mục “HBL details add” đại lý phải chọn debit note. Ngoài ra, kế toán của doanh nghiệp cũng cần thêm khoản này vào những khoản thu khác trong báo cáo tài chính.
Sau khi chuẩn bị chứng từ ở dạng file doc xong, kế toán doanh nghiệp sẽ gửi mail cho đại lý để tiến hành làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.
5. Giấy báo nợ (Debit Note) có bắt buộc không?
Debit note không phải là giấy tờ bắt buộc bởi có rất nhiều công ty không chọn cách gửi giấy báo nợ cho người mua. Người bán chỉ coi debit note như một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và áp dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc cũng có thể không sử dụng nó.
Trong một số trường hợp nhất định, người mua cũng có thể yêu cầu chứng từ đối với thông tin báo nợ, để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của nội bộ.
6. Ý nghĩa của giấy báo nợ là gì?
Debit note là một loại hóa đơn dùng để điều chỉnh giá trị. Debit note còn được gọi là debit meno, được dùng chủ yếu trong mô hình B2B – giao dịch giữa 2 hoặc nhiều công ty với nhau.
Nhà cung cấp sẽ phát hành debit note trong hai trường hợp sau:
– Sau khi phát hành hóa đơn thuế gốc, tuy nhiên giá trị thuế trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế.
– Sau khi phát hành hóa đơn thuế gốc, tuy nhiên giá trị tính thuế trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế phải nộp.
Debit note được sử dụng giữa các doanh nghiệp, thông báo thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới, hoặc nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.
7. Nội dung trong Debit Note
Trong debit note sẽ bao gồm những thông tin sau:
– Người mua
– Người bán
– Tên hàng hóa
– Số tiền cần thanh toán (các khoản chi phí)
Những thông tin này nhằm xác định cụ thể đối tượng và nội dung cần nhắc nhỡ giữa hai bên.