News

SI – Shipping Instruction là gì?

SI là gì?

SI (Shipping Instruction) được hiểu là hướng dẫn gửi hàng do người xuất khẩu gửi cho các đơn vị vận tải như công ty Forwader, hãng tàu để biết về nội dung hàng hóa và những yêu cầu liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa đảm bảo tiến độ vận tải, việc submit SI phải được bảo đảm trước ngày hàng load hàng lên tàu một khoảng thời gian hợp lý theo quy định của hãng tàu.

Ai là người chịu trách nhiệm khai báo SI?

Những đối tượng liên quan đến việc submit SI bao gồm doanh nghiệp giao nhận, vận tải và nhà xuất khẩu. Các doanh nghiệp vận chuyển được thuê và họ có trách nhiệm, nghĩa vụ thực hiện công việc vận đơn, và chính họ cũng là người đứng ra yêu cầu các nhà xuất khẩu phải thực hiện khai báo SI.
Quy trình chi tiết bạn có thể hiểu như vậy:
Nếu Seller đi trực tiếp qua hãng tàu thì người khai SI là Seller
Nếu Seller đi qua đại lý là các công ty dịch vụ logisitcs thì SI sẽ gửi từ Seller qua Đại lý . Đại lý dựa vào SI của Seller gửi để làm SI gửi hãng tàu.

Tại sao phải submit SI (Shipping instruction)?

Bạn có thể hiểu như vậy, quá trình đặt chỗ là việc booking nhưng hãng tàu chưa biết rõ về hàng hóa và mong muốn của khách hàng có gì phát sinh thêm ngoài những dịch vụ họ cung cấp  không. Đồng thời khách hàng cũng phải cung cấp các thông tin liên quan tới hàng hóa để hãng vận tải biết điều này là bắt buộc để tránh việc phát sinh những sai khác trong vận tải các bên sẽ không có căn cứ quy trách nhiệm.
Vì SI cung cấp thông tin về việc vận chuyển hàng hóa nên nó giúp đảm bảo người giao nhận vận chuyển hàng hóa theo đúng yêu cầu của người gửi hàng, thống nhất các thông tin liên quan đến các chứng từ, thủ tục.
Thông thường, SI sẽ được phía xuất khẩu gửi cho FWD (các đại lý giao nhận/ nhà khai thác vận tải) hoặc các hãng tàu để họ lên bản nháp của chứng từ. Sau đó, BL nhà xuất khẩu gửi đến cho khách hàng kiểm tra bản nháp và xác nhận lại thông tin đã có trên BL (Bill of Lading).
Nên đã xác định làm hàng xuất thì hàng cont hay hàng lẻ thì chúng ta đều phải submit SI.

Các thông tin cần phải có trong SI gồm:

  • Ngày, tháng ,số booking ( mã đặt hàng ): đây là thông tin bắt buộc phải có để có thể phân biệt với các đơn đặt hàng của các chủ hàng. Đảm bảo hàng đi đúng tiến độ khi tới hạn giao hàng.
  • Tên của hãng tàu, công ty vận chuyển hoặc là tên chuyến bay tùy thuộc vào vận chuyển bằng con đường nào và ai vận chuyển.
  • Tên của người gửi hàng ( chủ hàng hóa – shipper ).
  • Tên của người nhận hàng thực thụ ( consignee ).
  • Thông tin về hàng hóa: tên hàng hóa, số lượng, khối lượng, tính chất của hàng hóa ( ví dụ như hàng dễ vỡ, hàng đông lạnh ), thể tích hàng dạn lỏng như: xăng, dầu .
  • Loại bao bì đóng gói, kích thước – kích cỡ thùng hàng, có thể yêu cầu kích thước cũng như số lượng của vỏ container rỗng để chở hàng hóa của mình. Trọng lượng tịnh cùng với phiếu VGM, CBM.
  • Thông tin về cảng bốc hàng và cảng dỡ hàng. ( Port of Loading – Port of discharge)
  • Thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng.
  • Phương thức thanh toán áp dụng trong giao dịch.
  • Các hồ sơ bổ sung thêm nếu có yêu cầu khác nữa.

Hướng dẫn lập SI:

Thông thường SI sẽ do Shipper gửi cho hãng tàu hoặc FWD lên bản nháp Bill of Lading . Sau đó, mới gửi bản nháp cho khách hàng check lại và xác nhận thông tin đã có trên bill. Có 2 cách lập SI hiện tại đang áp dụng:

  • Khai báo qua email: nhân viên hãng tàu/FWD sẽ yêu cầu Shipper gửi SI qua email  để dễ xử lý thông tin và báo lại khi có sai xót phát sinh.
  • Khai báo trực tuyến trên website của hãng tàu/Forwarder: Cách này có nhược điểm là hỗ trợ của hàng tàu không thường xuyên do họ luôn quá tải lượng khách giao dịch nên nhân viên các hãng tàu này sẽ có xu hướng check mail nhiều hơn.

Nhìn chung là việc lập một bản hướng dẫn về việc giao nhận hàng hóa mà chủ hàng yêu cầu tới công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa là việc rất cần thiết, các bạn có thể thông qua SI để có thể đề cập tới các yêu cầu của mình trong việc vận chuyển hàng nếu như bạn đóng vị thế là chủ hàng hoặc nếu bạn là nhân viên của công ty giao nhận vận chuyển thì bạn hoàn toàn có thể nắm chắc yêu cầu của khách hàng để thực hiện một cách hợp lý nhất có thể.

Với chủ hàng chưa có nghiệp vụ sử dụng dich  vụ nhập khẩu ủy thác hoặc xuất khẩu ủy thác cũng nên quan tâm những kiên thức này vì bạn sẽ chủ động giải quyết được trouble nếu có. Trong xuất nhập khẩu luôn biến động phát sinh mọi tình huống cần có kiến thức để xử lý.

Nguồn: Sưu tầm

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *